Gemeente Borgerstein vzw

Privacy

In deze privacyverklaring verklaren wij, Borgerstein vzw, als verantwoordelijke voor de verwerking, hoe en waarom wij jouw persoonsgegevens verwerken. We informeren je in deze privacyverklaring ook over je rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die je aan ons verstrekt.

Indien je vragen hebt over deze privacyverklaring, over de uitvoering van je rechten of wanneer je een klacht zou hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact opnemen met: Borgerstein vzw, T.a.v. de Data Protection Officer, IJzerenveld 147, B-2860 Sint-Katelijne-Waver. Of via mail: v.decleyn(a)borgerstein.be.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming: Gevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, B-1000 Brussel. Of via mail: contact(a)apd-gba.be.

Deze privacyverklaring werd opgesteld in uitvoering van:

  • de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (de “Privacywet”) en haar uitvoeringsbesluiten;
  • de Verordening EU nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (de “GDPR”), en zijn uitvoeringswetten en -besluiten.

Welke persoonsgegevens verwerken wij, met wie en waarom?

Definities omtrent persoonsgegevens zijn terug te vinden in artikel 4 van de Verordening EU nr. 2016/679 (GDPR). Je persoonsgegevens kunnen door Borgerstein vzw en haar medewerkers verwerkt worden voor verschillende doeleinden. Bijvoorbeeld om gepaste begeleiding en ondersteuning te kunnen bieden aan cliënten of voor personeelsbeleid. De verschillende doeleinden brachten we onder in een aantal domeinen:

Cliënten zorg Bewonersadministratie, sociale dienst en DSAB
Medische dossiers Onthaal
Centraal adressenbestand Personeelsbeheer en loonadministratie
Sollicitantenbestand Stagiairsadministratie
Vrijwilligersadministratie Jobstudentenadministratie
Financiën Leveranciersbeheer
Beheer van de middelen (gebouwen,…) Werking en beheer van de voorziening (bestuur,…)
Preventie Informatieveiligheid
Informatica Kwaliteitszorg
Communicatie Giften en sponsoring
Beeldverwerkingsactiviteiten Geolokalisatie

Bron: register der verwerkingsactiviteiten Borgerstein vzw

De verwerking van persoonsgegevens door Borgerstein vzw gebeurt op basis van verschillende rechtsgronden (een wettelijke verplichting, een bestaande overeenkomst, gerechtvaardigd belang).

We gebruiken persoonsgegevens enkel voor de doeleinden waarvoor we ze van jou hebben verkregen en zullen de door jou verstrekte gegevens niet zonder jouw toestemming aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. Wij maken bvb. gebruik van gespecialiseerde verwerkers, aan wie wij taken uitbesteden op het vlak van:

  • het verzorgen van de internet omgeving en de IT-infrastructuur;
  • het verzekeren van onze cliënten, medewerkers en vrijwilligers;
  • het verzorgen (en verspreiden) van Wat@bo magazine en uitnodigingen;
  • loonadministratie, boekhouding en betalingen;
  • levering van aangepaste zorgmaterialen op naam; 

Met deze verwerkers sluiten we een verwerkersovereenkomst af waarin de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens te waarborgen.

Je gegevens worden door Borgerstein nooit aan derden verkocht. De door Borgerstein vzw verwerkte gegevens blijven in de EU en zijn aldus ten volle gedekt door de juridische bescherming van de GDPR.

Toestemming en gevoelige persoonsgegevens:

Je hebt te allen tijde het recht om je toestemming tot het delen van persoonsgegevens in te trekken.

Borgerstein vzw verwerkt als werkgever en in het kader van haar dienstverlening aan cliënten, gegevens die tot de categorie van de gevoelige persoonsgegevens behoren: informatie over de gezondheid, lichamelijke kenmerken, lidmaatschappen,…

Cookies:

Op onze website en Facebookpagina, maken wij gebruik van cookies. Deze worden o.a. gebruikt om de website meer aan te passen aan de wensen van de bezoekers en om het gebruiksgemak ervan te vergroten. Uw IP-adres wordt geanonimiseerd en dus niet door Borgerstein bewaard. Je kan de installatie van cookies te allen tijde wijzigen in je browserinstellingen. Meer informatie over de cookies en hoe ze te weigeren, kan je hier terugvinden: https://www.borgerstein.be/proclaimer.

Beeldverwerkingsactiviteiten:

Er worden geregeld foto’s genomen voor intern en extern gebruik, zoals in een leefgroep, tijdens activiteiten, voor publicatie in Wat@bo magazine, op de Facebookpagina of website, enz. Uitzonderlijk worden er ook filmpjes gemaakt. Borgerstein vraagt hiervoor schriftelijk toestemming.

Uit veiligheidsoverwegingen beschikt Borgerstein over bewakingscamera’s in verschillende vestigingen, in de time out ruimte van de afdeling gehandicaptenzorg en in de kamer van enkele cliënten (enkel wanneer nodig en steeds in samenspraak met de cliënt en zijn netwerk).

Om orthoagogische redenen of op vraag van de psychiater kunnen er uitzonderlijk (ook steeds in samenspraak met de cliënt en/of zijn netwerk) opnames met een handcamera of smartphone gemaakt worden om bepaalde gedragingen in beeld te brengen ter bevordering van het welbevinden van de cliënt.

De voertuigen van WEBO zijn uitgerust met geolokalisatie ter beveiliging van medewerkers, voertuigen en materialen.

Idewe

De externe dienst voor preventie en bescherming op het werk - IDEWE - bezit volgende gegevens van de werknemers: naam, voornaam, geboortedatum, rijksregisternummer, datum van indiensttreding en uitgeoefende functie. De meeste van deze gegevens ontvangt IDEWE van de Kruispuntbank van Sociale Zekerheid, andere worden door Borgerstein verstrekt.

Gezondheidsdossiers worden door IDEWE nooit met de werkgever gedeeld en vallen onder het medisch geheim

De medewerker zelf kan bij uitdiensttreding de informatie laten transfereren naar een nieuwe Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk, conform de Welzijnswet en de Codex over het welzijn op het werk.

Welke bewaartermijn(en) hanteren wij?

Borgerstein vzw bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt, tenzij anders vereist op grond van de wet.

Hoe worden de gegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. We nemen maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking.

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende beschermingsmaatregelen genomen:

  • alle personen die namens Borgerstein vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan beroepsgeheim en/of discretieplicht (opgenomen in arbeids- en vrijwilligersovereenkomsten);
  • we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • om je persoonsgegevens te beveiligen, maken we gebruik van beveiligingssoftware (virusscanner, firewall,…);
  • we maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
  • wij beschikken over een informatieveiligheidsbeleid, een informatieveiligheidsplan; een privacyverklaring, een stuurgroep informatieveiligheid, een Data Protection Officer (DPO),...

Wat zijn je rechten omtrent je gegevens?

Je hebt recht op inzage in en op een kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Je hebt recht op correctie en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn. Je mag eisen dat je persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer je terugkomt op je toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.

Je hebt ook het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken wanneer je de juistheid van die gegevens betwist of wanneer je je verzet tegen de verwerking van de gegevens zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met jouw toestemming, voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.

Je hebt het recht om je te verzetten tegen de verwerking van je persoonsgegevens om redenen die verband houden met jouw bijzonder situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie, of wanneer de bewaring van bepaalde gegevens belangrijk wordt geacht vanuit de rechtmatige belangen van de voorziening, de medewerker, cliënt of zijn vertegenwoordiger(s).

Je kan de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar formaat, zodat je deze kan doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij deze, op jouw vraag en als dit technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van jouw toestemming hebben verkregen, kan je je toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.

Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen om je rechten uit te oefenen. Om misbruik te voorkomen kunnen we je daarbij vragen om je adequaat te identificeren. Om je identiteit te controleren vragen we om een kopie van je identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto en rijksregisternummer onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. De kopie van de identiteitskaart wordt onmiddellijk na verificatie van je identiteit vernietigd. Borgerstein zal binnen de 30 werkdagen op je verzoek reageren.

Meer informatie omtrent je rechten is terug te vinden in hoofdstuk 3 van de Europese Verordening 2016/679.

Wijziging privacyverklaring

Borgerstein vzw kan deze privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. Vorige versies van deze privacyverklaring worden bewaard in het archief van de informatieveiligheidsconsulent en kunnen daar digitaal opgevraagd worden.

Deze Privacyverklaring werd voor het laatst bijgewerkt op 23/10/2018.